1971 ... / Zpracování materiálové evidence na počítači Tesla 200 s decentralizovaným sběrem dat pomocí organizačních automatů Consul 253 ***

@@@ novinky & komentáře  |  1973 - dobový dokument ...
souvislosti:
   ^^^ > VS Ingstav Brno v dokumentech > 1971 ... Systém práce v podnikovém VS Tesla 200 Ingstav Brno
   ^^^ [ agenda MATERIÁL ] > 1989 - Kombinovaný dávkově-interaktivní projekt ...

2017 ... redakční komentář

  • pro získání celkového obrazu o zpracování materiálové agendy na jednoprogramovém magnetopáskovém počítači se vstupem dat z decentralizovaně pořizované děrné pásky jsou kromě dále uvedeného textu nezbytné ještě informace v článku "1971 ... Systém práce v podnikovém VS ... (viz ^^^)
      
  • popisované zpracování s průběžnou analyticko-programátorskou údržbou a postupnou modernizací pořizování dat (diskety, pak OCR) fungovalo od léta 1971 do konce roku 1987, kdy bylo nahrazeno koncepčně zcela novým projektem na počítači EC 1026, který je popsán v článku "1989 - Kombinovaný dávkově-interaktivní projekt materiálové agendy velkého stavebního podniku" (viz ^^^)
      
  • následující dobový text z roku 1973 je přepsán bez terminologických či stylistických úprav

 

1973 ... :

A) Úvod

   Jedním z důležitých prvků systému řízení podniku je materiálová evidence. Materiál váže ve výrobním procesu značné finanční prostředky a každá neefektivnost se tedy projevuje zvlášť výrazně. Zpracování materiálové evidence na počítači může z tohoto hlediska přispět ke zpřesnění evidence, odkrytí rezerv a připravit základní podklady pro další oblasti informačního systému. V neposlední řadě též sníží pracnost rozsáhlého úseku účetní evidence. Uvedené výhody lze využívat i při agendovaném řešení, t.j. izolovaném - je však třeba uvažovat předpokládané návaznosti na systém. Dále popsaný přístup k danému tématu a způsobu realizace je čerpán ze zkušeností výpočetního střediska n. p. INGSTAV Brno, kde je materiálová evidence na počítači TESLA 200 rutinně zpracovávána od poloviny roku 1971 dle vlastního projektu, protože této době žádné vyhovujicí projekty nebyly k dispozici.

Rozsah řešené problematiky lze vymezit takto:

  • měsíční sledování příjmu a výdeje materiálu v jednotlivých skladech se souhrnými obraty v korunových hodnotách pro syntetickou účetní evidenci,  
  • údaje o spotřebě materiálu pro analytickou účetní evideci u nákladových středisek,
  • automatické zpracování odpisů předmětů v používání,
  • měsíční výkazy skladů ve fyzických jednotkách i v Kčs,
  • podklady pro statistické výkazy a přehled o vývoji stavu a obratu zásob pro účely MTZ, včetně informací o zásobách bez pohybu,
  • poskytování údajů na magnetických páskách pro komplexní účetní evidenci, řízení zásob a řízení výroby v rámci budoucího integrovaného systému řízení.

   K uvedénu přistupují požadavky na přijatelné termíny zpracování a maximální přesnost.

Podmínky realizace byly následujicí:

  • vznik prvotních dokladů ve 300 skladech na stavbách po celé ČSR s celkovým rozsahem až 80 000 položek pohybu měsíčně při 90 000 položkách stavu,
  • kompletace dávek dokladů ve skladových účtárnách 10 závodů a decentralizované děrování do 8-stopé děrné pásky na organizačních automatech CONSUL 253 ve značně vzdálených místech:
    Hradec Králové, Opava, Ostrava, Kojetín, Uherské Hradiště, Dalešice a Brno,
  • přenos dat poštovními vlakovými spoji,
  • centrální zpracování ve výpočetním středisku TESLA 200 (65kb, 8 magnetopáskových jednotek) na ponikovém ředitelství v Brně,
  • decentralizované opravy a využívání sestav na závodech a skladech.


   Postup realizace byl ovlivněn jednak tím, že bylo nutno velice rychle převést stávajicí centralizované zpracování ze Strojně početní stanice (SPS) v Brně na nový systém, a pak celkovým zaváděním a záběhem systému TESLA.

   Analyticky byla celá oblast řešena z pohledu budoucího integrovaného systému zpracování informací, se zajištěním perspektivních návazností. Počítač TESLA 200 je pro zpracování hromadných dat vybaven jazykem COBOL, který využíváme v převážné většině programů. Bohužel však kompilace je značně časově náročná (běžný program 20 až 30 minut). Proto byly výpočty tvořeny programovými chody, které byly složeny z jednoduchých stavebnicových programů. Tento způsob se ukázal jako výhodný jak při počáteční malé zkušenosti programátorů s počítačem TESLA, tak i vzhledem k častým poruchám při výpočtu a především v tom, že řešení je otevřené z hlediska dalšího rozvoje.

   Vzhledem k tomu, že oblast materiálové evidence je značně rozsáhlá a složitá a zasahuje svými návaznostmi do různych dalších podnikových činností, je nutné uvažovat s rozsáhlou variabilitou požadavků. Snažíme se proto o obecné řešení vstupů a výstupů standardními programy střediska a pouze jádro problému (na př. kontroly pořízení pohybu, účetní výpočty a pod.) jsou řešeny specielními jednoúčelovými programy.

 

B/ Koncepce řešení materiálové evidence

   Evidence stavu a pohybu materiálu se v n. p. Ingstav sleduje na 7 materiálových účtech, které jej rozlišují dle způsobu odepisování a účelu použití.

Jedná se o:

materiál hlavní stavební výroby (HSV) MU 1
materiál HSV, odepisovaný postupně percentuálně MU 2
náhradní díly strojů MU 3
Drobné krátkodobé předměty (DKP) nové v hlavních skladech MU 6
DKP opotřebené nad 300 Kčs s odpisem 50% při předání na stavbu a 50% při vyřazení MU 7
DKP opotřebené pod 300 Kčs s odpisem 100% při předání na sklad MU 8
DKP z FKSP (fond kulturních a sociálních potřeb) s odpisem 100% při pořízení MU 9

 

   Tyto jednomístné kódy účtu jsou uváděny na všech prvotních dokladech i sestavách. Teprve celkové měsíční výsledky jsou uváděny do příslušných výkazů, členěných dle jednotné účetní osnovy.

 

Zpracovávají se následujicí druhy prvotních dokladů:
a) příjmy

nákup DD 31
příjem z vlastní výroby DD 32
vnitrozávodní převod *) DD 33
vnitropodnikový převod DD 34
účetní převod DD 35
inventurní přebytek DD 36
opravenka DD 39
*) vnitrozávodní převod (DD 33) vzniká automatickou reprodukcí z odpovídajicích výdejových dokladů  

b) výdeje

spotřeba DD 41
prodej DD 42
vnitrozávodní převod DD 43
vnitropodnikový převod *) DD 44
účetní převod DD 45
inventurní manko DD 46
opravenka DD 49
*) vnitropodnikový převod (DD 44) vzniká automatickou reprodukcí z odpovídajicích příjmových dokladů  

 

   Pohyby jednotlivých druhů materiálu jsou v káždém skladě zachycovány na skladových kartách. Měsíčně je pro každý sklad tištěna předloha, která doplněna množstvím ze skladové karty a děrována jako kontrolní vstup, slouží pro srovnání s účetním stavem. Po zavedení celého rozsahu automatických kontrol pohybu a likvidaci dosavadních nesrovnalostí ve stavu předpokládáme tento kontrolní vstup pouze 1x ročně při inventuře. Ve výhledu rovněž nevylučujeme možnost, že pro některé druhy materiálu bude možno zrušit skladové karty a evidentem se stane počítač.

   Použití ceníku materiálu na magnetické pásce, ze kterého by byla přiřazována cena, předpokládáme až v další etapě rozvoje. K tomuto postupu nás vede jednak značný rozsah sortimentu druhů materiálu (30-40 000) s obtížnou centrální údržbou při daném rozsahu 300 skladů se samostatným příjmem a v neposlední řadě specifické vývojové souvislosti v n. p. INGSTAV.

   Materiálová evidence je sledována ve vnitropodnikových cenách, které vycházejí z upravovaného materiálového ceníku ministerstva stavebníctví (vydává Ústav racionalizace ve stavebnictví - ÚRS). Dosavadní stav je ten, že díky zavedení kontrolních znaků se sice podařilo soustředit přidělování nových řísel materiálu na závody, avšak pod jedním mat. číslem může být vedeno několik skladových karet s různou cenou, vzniklou z dodacího listu. Předpokládáme, že uvedený stav bude možno odstranit s plným zavedením počítačové vazby mezi dodavatelskými fakturami a materuálovou evidencí, spolu s pravidelným vyhodnocováním cenových odchylek a jejich pružným promítáním do vnitropodnikových cen.

   Nynější varianta řešení uvažuje na magnetické pásce pouze katalog materiálu. Ten určuje obory, resp. skupiny materiálu základní stavební výroby (t. j. asi 1/3 sortimentu) pro sledování z hlediska MTZ (3 místný znak) a pro potřeby srovnání skutečné spotřeby s výrobní fakturací a s limitem výrobní kalkulace (2 místný znak). Příslušným položkám pohybu jsou pak z tohoto katalogu přiřazovány znaky skupin a potřebné přepočítávací koecifienty. Tento katalog je udržován centrálně podnikovými orgány.

    Materiálové evidence patří množstvím zpracovaných dat (měsíčně až 170 000 položek vstupů) k nejrozsáhlejším evidenčním agendám a byla připravována jako jedna z prvních agend vůbec. Stala se proto do jisté míry určujicím a současně ověřujicím prvkem pro výstavbu systému zpracovávání informací celého VS.

 

D/ Popis automatizováného zpracování

   Komplexní problematika materiálové evidence nepatří zrovna k nejjednodušším. Tento fakt, spolu se značným rozsahem zpracovávaných prvotních informací nás přivedl k tomu, že jsme celou oblast rozdělili do několika zcela samostatných agend, zabívajících se určitým uceleným úsekem zpracování. Pro zajištění návaznosti je nutno však současně řešit příslušnou koordinaci.

   Na obrázku jsou přehledně znázorněny jednotlivé agendy a vazby mezi nimi:

material 1973

1) POŘÍZENÍ POHYBU MATERIÁLU:

   Všechny dosavadní zkušenoustu vedou k tomu, že těžištěm problematiky úspěšného zpracování materiálové evidence je zajištění spolehlivého zavedení informací o pohybu materiálu do počítače. Vzhledem k rozsahu potřebných dokladů a poměrné složitosti organizačních podmínek, t.j. kompletace, děrování a kontrola dokladů od 300 skladníků na 10 místech, se jeví vlastní počítačové zpracování měsíčních závěrek přece jen méně zranitelné případnými chybami.

   Agenda pořízení pohybu řeší postupné vytváření, údržbu a potřebné využívání ÚSEKOVÉ BANKY DAT měsíčního pohybu materiálu. Domnívám se, že takto lze soubor měsíčního pohybu skutečně charakterizovat, poněvadž jsou při jeho ošetřování zajištěny všechny základní funkce databanky, i když zatím pouze na MGP (magnetické pásce), t.j. se sekvenčním přístupem.

   Při zavádění jednotlivých informací (zpravidla 1x týdně) je automaticky kontrolována jak jejich úplnost v rámci libovolné dávky (zpracování dispečerského lístku, který přesně vymezuje čísla vstupujicích dokladů), tak i formální přesnost, současně s kontrolou řady logických vazeb. Kromě kontrol na existenci děrovaných čísel účtů a nákladových středisek se provádí kontrola čísla materiálu na děrovaný kontrolní znak a ověřuje se přípustná vazba mezi analyticky členěnými nákladovými účty a středisky spotřeby. Přesnost údajů o ceně a množství je zajištěna děrováním kontrolních součtů z každého dokladu.

   Zjistí-li se některá z chyb, je položka (příp. doklad) ve větě na MGP indikována, vytištěna s příslušným upozorněním a sestava je odeslána na závod. Tam děrovna vyhledá formální chyby děrování a skladová účtárna po ověření kompletnosti zpracovaných disp. lístků opraví veškeré další indikované nedostatky dokladů a sestavu vrátí k děrování příslušných oprav.

   Použité programové řešení zajišťuje možnost dalších dávek i jednoduchého změnového řízení libovolného údaje kterékoliv položky v celém průběhu měsíce. Oprava chyb změnovým řízením je výhodnější, poněvadž vzhledem k menšímu rozsahu děrování omezuje vznik dalších sekundárních chyb na minimum. Než je akceptována, prochází však každá změna plnou paletou předepsaných automatických kontrol. Během zpracování každé dávky se tiskne sestava veškerých chybných položek, které banka dat zatím obsahuje. Pokud do uzávěrky měsíce nebyly indikované chyby opraveny, jsou příslušné položky - v případě chybného kontr. součtu celé doklady - z banky dat vyloučeny, nejsou zahrnuty do měsíčního zpracování a příští měsíc musí být děrovány znovu.

   Veškeré doklady odpovídajicích účetních operací (t.j. příjmů, resp. výdejů), které vznikají dle fixního, předem daného algoritmu - na př. při převodech mezi sklady a účty, příjmech DKP z hlavních skladů, převodech cenin a pod., jsou vytvářeny automaticky v počítači před měsíční uzávěrkou. Agenda řeší též poskytování souborů bezchybného měsíčního pohybu dle potřeb navazujicích agend materiálové oblasti, doplněných o údaje z katalogu materiálu, a samozřejmě volitelné položkové výpisy, tříděné a součtované dle potřeby.

 

2) AGENDY MĚSÍČNÍHO ZPRACOVÁNÍ:

   ÚČETNÍ ZÁVĚRKA MATERIÁLU řeší výpočet a tisk měsíčních obratových tabulek souhrných účetních výkazů zásob závodů a podniku s automatickým výpočtem odpisů předmětů v používání (DKP) a předmětů postupné spotřeby. Současně je vytvářen měsíční soubor obratů a stavu na jednotlivých materiálových účtech každého skladu pro potřebu agend ÚČETNICTVÍ. Veškeré agendové sestavy jsou navzájem vázány tak, aby bylo umožněno rychlé a jednoduché vysledování průkaznosti celopodnikových výsledků postupně až na položky pohybu v jednotlivých skladech. Zajištění této souvstažnosti považujeme na základé dosavadních zkušeností na velice užitečné.

   Výkazy skladů (skladová regleta) jsou tištěny s celkovými obraty za druhy pohybu u každého materiálu. V návaznosti na informace ze skladové karty jsou tištěny sestavy diferencí mezi účetním a skladovým stavem se všemi příslušnými položkami pohybu. Potřebné vstupy stavu, spolu s automatickou kontrolou formální správnosti a úplnosti zajišťuje agenda POŘÍZENÍ STAVU MATERIÁLU.

   Agenda ZÁVĚRKA SM-MTZ kromě podkladu pro statistické výkazy umožňuje sledovat vývoj obratu a stavu vybraných skupin materiálu na jednotlivých závodech měsíčně i kumulovaně v průběhu roku.

   Pro účely provozní účtárny jsou v agendě SPOTŘEBA MATERIÁLU tištěny sestavy o spotřebě dle potřebného analytického členění nákladových středisek a nákladových účtů s příslušnými položkovými rozpisy. Dále je zde srovnáván vývoj skutečné spotřeby materiálu s výrobní fakturací a limitem z výrobní kalkulace. Srovnání se provádí pro skupiny sledovaných materiálů na úrovni stavby, závodu i podniku s možností volny srovnávacího intervalu za měsíc, kvartál, rok a od počátku stavby. Magnetická páska kumulovaného vývoje spotřeby může sloužit jako vstup pro další účely agend ŘÍZENÍ VÝROBY.

   Širokou paletu volitelných soupisů zásob z hlediska skladu, závodu a podniku pro účely útvarů MTZ a skladové evidence včetně zpracování inventury řeší agenda SOUPISY ZÁSOB. Vazba nákupu (příjemek) a likvidace faktur dodavatelů zásob je řešena agendou NÁKUP MATERIÁLU.

   Soubory stavů materiálové evidence - t. j. stav skladu, stav vývoje sled. materiálů MTZ a stav vývoje spotřeby sled. materiálu - udržuje při změně v rozsahu sledovaných materiálů, případně přečíslování skladů (nákladových středisek) automaticky v rovnováze agenda ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ KARTOTÉK MATERIÁLU.

 

E/ Závěr

   Výše byla velice stručně popsána metodika jedné z možných variant řešení zpracování materiálové evidence na počítači TESLA 200. Závěrem by bylo ještě vhodné uvést, že popsaný způsob zpracování nepovažujeme za uzavřený. Počítáme s dalším rozvojem jak v oblasti analytických návazností, tak i v programovém řešení s ohledem na rozvoj souvisejicích egend a celkové konfigurace počítače.

 

Vlastimil Čevela - leden 1973
   příspěvek představuje souhrnný pohled, který byl prezentován na několika odborných akcích v roce 1973 i později ...